【ビジネス英語】簡単！ビジネスメール「お断り」の書き方
Hello！Keiです！
ビジネスメールの書き方で困ってる？？私が教えてもらった「コツ」を紹介するよ！
今回は、誰かに「お断り」したいことがある時のメールの書き方だよ。
「依頼」メールの書き方、「情報共有」メールの書き方も見てね！
海外の取引先に英語でメールを書くと、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう！っていう人？？
英語のメールは、「型」が分かっていれば以外と簡単だよ！
日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK！（逆に余計な話が多いと嫌がられるよ）
簡潔で丁寧な表現と、簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね！
相手への「お断り」を上手に伝えよう！注文や頼まれていたことに対して、「ごめんなさい！」って伝えるためのメールだよ。
そういえば、Keiの英語力ってどんなもんなの？？
Keiの英語は？
私の英語力について簡単に説明するね！
私は、
- 長期留学経験なし
- 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人
だけど、「外資系コンサルティング」会社でビジネス英語を使って仕事をしているよ！
英語の読み書きだけでなく、外国人とのミーティングを英語で行ったり、海外への出張もこなしているよ。
帰国子女でもないし、留学もしていないから、働きながらコツコツ勉強したし、今もしているよ！
TOEICはほぼ独学で勉強して910点を取得！リスニングは満点を取っているよ（自慢）
英会話スクールや、いろいろな教材をためして、自分なりの勉強法を見つけてきたよ！
ビジネスメール「お断り」の「型」
「お断り」メールも、型に沿って文章を書いていけば、簡単に書けるよ！
順番はこんな感じ！
- Introduction
- Thought
- Say No
- Negative Point
- Options
詳しく説明していくよー！
Introduction
まずは、連絡をくれた相手にお礼を伝えよう。「お断り」はちょっと気まずいメールだけど、これからも良い関係を保っていきたいですよ、という気持ちを表そう！
| Thank you for your message of (日付). | （日付）にご連絡いただき、ありがとうございました。 |
| Thank you for your enquiry into (テーマ). | （テーマ）についてお問い合わせいただきありがとうございました。 |
| In reference to your message of (日付), | （日付）のご連絡につきましては、 |
| With regard to (テーマ), | （テーマ）につきましては、 |
| Thanks for contacting us about (テーマ). | （テーマ）につきましてご連絡いただき、ありがとうございました。 |
| Thank you for your time on (日付). | （日付）にお時間をいただき、ありがとうございました。
※採用面接の後、不採用を伝えるメールなど |
Thought
はっきりと「お断り」する前の「クッション」になる部分だよ。冷たい印象になるのを避けるために、一文入れておこう。
かといって丁寧過ぎる文は不要なので、あくまでシンプルに。
| Unfortunately, | 残念ながら、 |
| After serious consideration, I have to
inform you that … |
検討を重ねた結果、〜をお伝えしなければなりません。 |
| I am sorry to have to tell you that … | 残念ながら、〜をお伝えしなければなりません。 |
| Although your interview performance was strong,
-regrettably, -we regret to inform you that … -we regret to report that … |
面接は良い成績でしたが、
-残念ながら、 -残念ながら、〜をお知らせします。 -残念ながら、〜をご報告します。 |
Say No
「お断り」の詳細を書く部分だよ。失礼にならないように、でもはっきりと「お断り」を伝えよう。回りくどい書き方をすると、「誤解」を与えてしまうことがあるよ！
ポイントは、「（したくても）出来なかった」という文体にすること！
| We have decided not to (proceed with this order). | （この注文を先に進め）ないことを決定しました。 |
| We are unable to (agree yo your request). | （ご要望には）お応えいたしかねます。 |
| We cannot … | 〜することができません。 |
| It will not be possible (to …) at this time. | 今回は、（〜することは）できません。 |
| A decision has been taken to … | 〜することに決定しました。 |
| We are no longer in a position to … | もはや〜することができる立場にありません。 |
| I can’t … | 〜できません。 |
Negative Point
「お断り」の理由にあたる部分だよ。場合によるけど、詳細を長々と書く必要はないので、1、2文程度でまとめてみよう。
| This is due to … (名詞). | これは、〜（名詞）によるものです。 |
| This is due to the fact that … (動詞). | これは、〜（動詞）によるものです。 |
| The decision was based on … | 決定は、〜に基づいています。 |
| This is because … | これは（なぜなら）、〜のためです。 |
| We are unable to proceed because … | 〜のために進めることができません。 |
Options
代わりの案を提示するパートだよ。「お断り」した相手に、次のステップ・別の選択肢をお知らせしてあげよう。具体的に無ければ、「今後の参考にさせていただきます」というような、これからのことを書いた文でもOK。
「お断り」メールをポジティブなニュアンスで終わらせよう。
| We would/might (be able to reconsider) if you (reduced our prices). | （値引きがある）場合は、（考え直すことができる）かもしれません。 |
| Alternatively … | その代わり〜 |
| I have forwarded your request to … | ご要望は、〜に送ったところです。 |
| Have you considered … (+ing) …? | （動名詞）について検討されたことはありますか。 |
| If you can (arrange quicker delivery), we’ll (buy the product). | （早急な配送が手配）できるのであれば、（その製品を購入）するつもりです。 |
| We will keep your application on file for future reference. | 今後の参考のため、お問い合わせの内容は保存させていただきます。 |
そして最後は、丁寧に「お礼」「申し訳ない」の文で締めよう。
| Thank you again for your interest in (our company). | （弊社）にご興味を持っていただき、あらためてお礼申し上げます。 |
| We’re sorry we were unable to assist you on this occasion. | 今回は、残念ながらお力になることができませんでした。 |
| I’m really sorry to have to give you this bad news. | 残念なお知らせとなり、大変申し訳ございません。 |
| I regret that I am unable to be of any further assistance at this time.
We regret that we are unable to … |
申し訳ございませんが、現時点ではこれ以上お力になることができません。 |
丁寧に、でもはっきりと！要件を書こう！
「お断り」のメール、ちょっと気が重いよね。でも誤解を与えないように、はっきりと、明確に断ることも大事！
失礼にならない表現と、丁寧になり過ぎないくらいの文の量に気を付けて、「型」を参考にバランスに注意してみて！
ビジネスメールをマスターしよう！
Kei
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ワクワクするよね♡
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