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【ビジネス英語】簡単!ビジネスメール「お断り」の書き方

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貯金0の状態から5年で不動産投資まで手掛けるようになった経験から、お金に悩む社会人の家計サポート、お金の管理・投資のオンライン講師として活躍中。 また、留学0&海外在住経験0で英語をマスターし、外資系コンサル企業に勤務。アメリカ、ヨーロッパを中心とした英語話者とのビジネス経験は5年。TOEIC L&R満点取得。 TOEIC対策、英語初心者の学習から、英語での面接&履歴書対策も受付中。 愛してやまない本と映画と海外旅行のオススメ情報も紹介!
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Hello!Keiです!

ビジネスメールの書き方で困ってる??私が教えてもらった「コツ」を紹介するよ!

今回は、誰かに「お断り」したいことがある時のメールの書き方だよ。

「依頼」メールの書き方「情報共有」メールの書き方見てね!

 

海外の取引先に英語でメールを書くと、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!っていう人??

英語のメールは、「」が分かっていれば以外と簡単だよ!

日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK!(逆に余計な話が多いと嫌がられるよ)

 

簡潔で丁寧な表現と、簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね!

相手への「お断り」を上手に伝えよう!注文や頼まれていたことに対して、「ごめんなさい!」って伝えるためのメールだよ。

 

そういえば、Keiの英語力ってどんなもんなの??

Keiの英語は?

私の英語力について簡単に説明するね!

私は、

  • 長期留学経験なし
  • 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人

だけど、「外資系コンサルティング」会社でビジネス英語を使って仕事をしているよ!

英語の読み書きだけでなく、外国人とのミーティングを英語で行ったり、海外への出張もこなしているよ。

 

帰国子女でもないし、留学もしていないから、働きながらコツコツ勉強したし、今もしているよ!

TOEICはほぼ独学で勉強して910点を取得!リスニングは満点を取っているよ(自慢)

英会話スクールや、いろいろな教材をためして、自分なりの勉強法を見つけてきたよ!

ビジネスメール「お断り」の「型」

「お断り」メールも、型に沿って文章を書いていけば、簡単に書けるよ!

順番はこんな感じ!

  • Introduction
  • Thought
  • Say No
  • Negative Point
  • Options

詳しく説明していくよー!

Introduction

まずは、連絡をくれた相手にお礼を伝えよう。「お断り」はちょっと気まずいメールだけど、これからも良い関係を保っていきたいですよ、という気持ちを表そう!

Thank you for your message of (日付). (日付)にご連絡いただき、ありがとうございました。
Thank you for your enquiry into (テーマ). (テーマ)についてお問い合わせいただきありがとうございました。
In reference to your message of (日付), (日付)のご連絡につきましては、
With regard to (テーマ), (テーマ)につきましては、
Thanks for contacting us about (テーマ). (テーマ)につきましてご連絡いただき、ありがとうございました。
Thank you for your time on (日付). (日付)にお時間をいただき、ありがとうございました。

※採用面接の後、不採用を伝えるメールなど

Thought

はっきりと「お断り」する前の「クッション」になる部分だよ。冷たい印象になるのを避けるために、一文入れておこう。

かといって丁寧過ぎる文は不要なので、あくまでシンプルに。

Unfortunately, 残念ながら、
After serious consideration, I have to

inform you that …

検討を重ねた結果、〜をお伝えしなければなりません。
I am sorry to have to tell you that … 残念ながら、〜をお伝えしなければなりません。
Although your interview performance was strong,

-regrettably,

-we regret to inform you that …

-we regret to report that …

面接は良い成績でしたが、

-残念ながら、

-残念ながら、〜をお知らせします。

-残念ながら、〜をご報告します。

Say No

お断り」の詳細を書く部分だよ。失礼にならないように、でもはっきりと「お断り」を伝えよう。回りくどい書き方をすると、「誤解」を与えてしまうことがあるよ!

ポイントは、「(したくても)出来なかった」という文体にすること!

We have decided not to (proceed with this order). (この注文を先に進め)ないことを決定しました。
We are unable to (agree yo your request). (ご要望には)お応えいたしかねます。
We cannot … 〜することができません。
It will not be possible (to …) at this time. 今回は、(〜することは)できません。
A decision has been taken to … 〜することに決定しました。
We are no longer in a position to … もはや〜することができる立場にありません。
I can’t … 〜できません。

Negative Point

お断り」の理由にあたる部分だよ。場合によるけど、詳細を長々と書く必要はないので、1、2文程度でまとめてみよう。

This is due to … (名詞). これは、〜(名詞)によるものです。
This is due to the fact that … (動詞). これは、〜(動詞)によるものです。
The decision was based on … 決定は、〜に基づいています。
This is because … これは(なぜなら)、〜のためです。
We are unable to proceed because … 〜のために進めることができません。

Options

代わりの案を提示するパートだよ。「お断り」した相手に、次のステップ・別の選択肢をお知らせしてあげよう。具体的に無ければ、「今後の参考にさせていただきます」というような、これからのことを書いた文でもOK

お断り」メールをポジティブなニュアンスで終わらせよう。

We would/might (be able to reconsider) if you (reduced our prices). (値引きがある)場合は、(考え直すことができる)かもしれません。
Alternatively … その代わり〜
I have forwarded your request to … ご要望は、〜に送ったところです。
Have you considered … (+ing) …? (動名詞)について検討されたことはありますか。
If you can (arrange quicker delivery), we’ll (buy the product). (早急な配送が手配)できるのであれば、(その製品を購入)するつもりです。
We will keep your application on file for future reference. 今後の参考のため、お問い合わせの内容は保存させていただきます。

そして最後は、丁寧に「お礼」「申し訳ない」の文で締めよう。

Thank you again for your interest in (our company). (弊社)にご興味を持っていただき、あらためてお礼申し上げます。
We’re sorry we were unable to assist you on this occasion. 今回は、残念ながらお力になることができませんでした。
I’m really sorry to have to give you this bad news. 残念なお知らせとなり、大変申し訳ございません。
I regret that I am unable to be of any further assistance at this time.

We regret that we are unable to …

申し訳ございませんが、現時点ではこれ以上お力になることができません。

丁寧に、でもはっきりと!要件を書こう!

お断り」のメール、ちょっと気が重いよね。でも誤解を与えないように、はっきりと、明確に断ることも大事!

失礼にならない表現と、丁寧になり過ぎないくらいの文の量に気を付けて、「」を参考にバランスに注意してみて!

ビジネスメールをマスターしよう!

Kei

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