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【元外資系OLビジネス英語】簡単!ビジネスメール「お断り」の書き方

    
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【元外資系OLビジネス英語】簡単!ビジネスメール「お断り」の書き方

ビジネスメールの書き方で困ってる??
私が教えてもらった「コツ」を紹介するよ!

今回は、誰かに「お知らせ」したいことがある時のメールの書き方だよ。

海外の取引先に英語でメールを書くとき、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!っていう人、いるよね?
英語のメールは、「」が分かっていれば以外と簡単だよ!

日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK!
簡潔で丁寧、分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するよ!

今回はちょっと気まずい?「お断り」メールの書き方を解説するよ!

【ビジネスメール】外資系コンサル勤務経験アリ!おっけい先生の英語力は?

私は、

  • 長期留学経験なし
  • 日本生まれ日本育ちの超ド日本人

だけど、外資系コンサルティング会社でビジネス英語を使って仕事をしていたよ!

アメリカ、ドイツ、シンガポールとのミーティングを英語で行ったり、
海外出張でオランダのクライアントに会ったり、現地オフィスでミーティングしたり。

働きながらコツコツ勉強したし、今も英語の勉強は継続中!
言語の勉強は、一生続くと思っているよ。

ほぼ独学で勉強して、TOEIC L&R のスコアは990点!(満点)

海外とのメールのやり取りは、当然英語!
最初は、私も辞書を使ったり、検索したりして、すごく時間がかかったよ!

でも、他にもやらないといけない仕事があるよね?
資料作り、レポート、ミーティング、後輩の仕事のチェック……
メールなんて、数分で終わらせて、他の仕事に集中したい!って思っていたよ。

だから、「テンプレート」を使って、この通りに書けばできる!っていうパターンを作ってた!

仕事はどれだけ効率的にやるかが大事!
テンプレートを使って、サクサクメールを書けるようになろう!

【元外資系OL直伝】これに沿って書けばOK!「お断り」メールのテンプレート

「お断り」メールも、型に沿って文章を書いていけば、簡単に書けるよ!

  • Introduction
  • Thought
  • Say No
  • Negative Point
  • Options

イニシャルは「ITSNO」→「It’s no.」で覚えると楽かも!?
詳しく説明していくよー!

【外資系ビジネスメール】「お断り」の書き方と例文!

メールのはじめは、相手の敬称・名前でスタートしよう。
敬称の使い方にはルールがあるよ!覚えておこう。

Dear Sir,男性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Madam,女性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Sir/Madam,相手と合ったことがない場合、男性か女性が分からない場合問い合わせなど「ご担当者様」と書きたいとき
Dear Mr. Yamada,男性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現※フルネームで「Mr.Ichiro Yamada」はOK、名前だけの「Mr.Ichiro」は間違いだよ!
Dear Ms. Sato,女性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現
Hi Tom,カジュアルな表現、相手をよく知っている場合など
Dear All,2人以上にメールを送る場合

お断りメール1)Introduction:お礼と要件のパート

まずは、連絡をくれた相手にお礼を伝えよう。
「お断り」はちょっと気まずいメールだけど、これからも良い関係を保っていきたいですよ、という気持ちを表そう!

Thank you for your message of (日付).(日付)にご連絡いただき、ありがとうございました。
Thank you for your enquiry into (テーマ).(テーマ)についてお問い合わせいただきありがとうございました。
In reference to your message of (日付),(日付)のご連絡につきましては、
With regard to (テーマ),(テーマ)につきましては、
Thanks for contacting us about (テーマ).(テーマ)につきましてご連絡いただき、ありがとうございました。
Thank you for your time on (日付).(日付)にお時間をいただき、ありがとうございました。

※採用面接の後、不採用を伝えるメールなど

お断りメール2)Thought:気持ちを伝えるパート

はっきりと「お断り」する前の「クッション」になる部分だよ。
冷たい印象になるのを避けるために、一文入れておこう。

かといって丁寧過ぎる文は不要なので、あくまでシンプルに。

Unfortunately,残念ながら、
After serious consideration, I have to

inform you that …

検討を重ねた結果、〜をお伝えしなければなりません。
I am sorry to have to tell you that …残念ながら、〜をお伝えしなければなりません。
Although your interview performance was strong,

-regrettably,

-we regret to inform you that …

-we regret to report that …

面接は良い成績でしたが、

-残念ながら、

-残念ながら、〜をお知らせします。

-残念ながら、〜をご報告します。

お断りメール3)Say No:お断りのパート

お断り」の詳細を書く部分だよ。
失礼にならないように、でもはっきりと「お断り」を伝えよう。
回りくどい書き方をすると、「誤解」を与えてしまうことがあるよ!

ポイントは、「(したくても)出来なかった」という文体にすること!

We have decided not to (proceed with this order).(この注文を先に進め)ないことを決定しました。
We are unable to (agree yo your request).(ご要望には)お応えいたしかねます。
We cannot …〜することができません。
It will not be possible (to …) at this time.今回は、(〜することは)できません。
A decision has been taken to …〜することに決定しました。
We are no longer in a position to …もはや〜することができる立場にありません。
I can’t …〜できません。

お断りメール4)Negative Point:理由の説明のパート

お断り」の理由にあたる部分だよ。
場合によるけど、詳細を長々と書く必要はないので、1、2文程度でまとめてみよう。

This is due to … (名詞).これは、〜(名詞)によるものです。
This is due to the fact that … (動詞).これは、〜(動詞)によるものです。
The decision was based on …決定は、〜に基づいています。
This is because …これは(なぜなら)、〜のためです。
We are unable to proceed because …〜のために進めることができません。

お断りメール5)Options:提案のパート

代わりの案を提示するパートだよ。
お断り」した相手に、次のステップ・別の選択肢をお知らせしてあげよう。

具体的に無ければ、「今後の参考にさせていただきます」というような、これからのことを書いた文でもOK

「お断り」メールをポジティブなニュアンスで終わらせよう。

We would/might (be able to reconsider) if you (reduced our prices).(値引きがある)場合は、(考え直すことができる)かもしれません。
Alternatively …その代わり〜
I have forwarded your request to …ご要望は、〜に送ったところです。
Have you considered … (+ing) …?(動名詞)について検討されたことはありますか。
If you can (arrange quicker delivery), we’ll (buy the product).(早急な配送が手配)できるのであれば、(その製品を購入)するつもりです。
We will keep your application on file for future reference.今後の参考のため、お問い合わせの内容は保存させていただきます。

そして最後は、丁寧に「お礼」「申し訳ない」の文で締めよう。

Thank you again for your interest in (our company).(弊社)にご興味を持っていただき、あらためてお礼申し上げます。
We’re sorry we were unable to assist you on this occasion.今回は、残念ながらお力になることができませんでした。
I’m really sorry to have to give you this bad news.残念なお知らせとなり、大変申し訳ございません。
I regret that I am unable to be of any further assistance at this time.

We regret that we are unable to …

申し訳ございませんが、現時点ではこれ以上お力になることができません。

【元外資OLビジネスメール】「お断り」は丁寧にはっきりと!要件を書こう!

お断り」のメール、ちょっと気が重いよね。
でも誤解を与えないように、はっきりと、明確に断ることも大事!

テンプレートの通りに書けば、
失礼にならないけど、回りくどくないビジネスメールが書けるよ!

メールの文章を一から考えるのは大変!
時間は大事だから、テンプレートを使って効率化しよう。

他のテーマのビジネスメールは、こちらの記事も参考にしてね。

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