【ビジネスメール】英語でメール！「トラブル」「苦情」の書き方
仕事で英語を使うよ！って人のお悩みの一つ「メール」。私のところに来る英語のお悩みにも「英語で文章を書くのが遅くて仕事が進まない！」ってのが多いよ！英語のメールは「型」が決まってるから、その通りにかけばOK！「トラブル」「苦情」メールの書き方を解説するよ！
英語「ビジネスメール」のコツ！「型」を覚えよう！
海外の取引先に英語でメールを書くと、
書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう！
って悩みある？
英語のメールは、「型」が分かっていれば意外と簡単だよ！
日本語みたいに、
敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、
「要件」が伝わればOK！
（逆に余計な話が多いと嫌がられるよ）
簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね！
相手へ「トラブル」「苦情」を上手に伝えよう！
ビジネスにはトラブルがつきもの。
相手に「こんなことで困っているよ！」って伝えるのは、神経を使うよね。
早く連絡したいのに、英語が分からなくて、メールが遅くなっちゃった！
ってことがないように、
「トラブル」「苦情」を連絡するメールの「型」を見ていこう！
他のメールの書き方記事も参考にしてね！
おっけい先生の英語力ってどんなもんなの？？
私「おっけい先生」の英語力？
- 長期留学経験なし
- 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人
だけど、「外資系コンサルティング」会社で
ビジネス英語を使ってガンガン仕事をしているよ！
英語の読み書きだけでなく、
外国人とのミーティングを英語で行ったり、
海外への出張もこなしているよ。
当然、ビジネスメールをたくさん書く！
たくさん書くから、一つ一つに時間をかけていられない。
「型」を理解してから、メールは数分で書けるようになったよ！
英語ビジネスメール「トラブル」「苦情」の「型」
「トラブル」「苦情」メールも、
型に沿って文章を書いていけば、簡単に書けるよ！
「トラブル」メールの「型」
- State the problem （トラブル・苦情の概要！）
- Objection （何が問題なのか）
- Request resolution （解決のお願い）
- Terminate the message （締め）
１）State the problem
英語のメールはイキナリ本題から入ってOK！
「こんなことがあって困ってるよ！」
っていうことをしっかり書こう。
責任の所在や、トラブルの原因はぼやかさないこと。
日付や、書類番号、注文番号など、問題が明確になるような情報も必ず入れよう！
上から、
カジュアル⇛丁寧な表現
になっているよ。
文例
| We have a serious problem with … | …に関して大きな問題があります。 |
| We need to bring the following problem yo your attention. | 次の問題について、お伝えしておく必要があります。 |
| I am writing to express my concern about … | …について、こちらの懸念をお伝えしたくメールを差し上げます。 |
| We need to report a problem with … | …についての問題をお知らせする必要があります。 |
| A problem has arisen with … | …に関して問題が生じています。 |
| This is a complaint regarding … | これは…についての苦情です。 |
| I need to bring an important matter to your attention. | ご留意いただきたいことがございます。 |
２）Objection
トラブル、問題に対して、
「なんで困っているのか？」
「なぜ受け入れられないのか？」
という理由を書こう。
ここも、ヘンにぼやかしたりせず、簡潔にハッキリ書くこと。
このあとの「解決策」にも関連してくるから、しっかり要求を伝えよう。
文例
| We cannot accept this because … | …なので、これは受け入れられません。 |
| This is a problem for us because … | これは問題です、なぜなら… |
| As you can understand, we need … | ご理解いただけると思いますが、…が必要です。 |
| As you know, this is costing us money. | ご存知の通り、これには費用がかかっています。 |
| This problem has happened before. | この問題は以前にも生じたことがあります。 |
| This is the (…th time) you / your company has failed to meet an agreed deadline. | 貴殿/貴社が期日を守れなかったのは、これで…回目です。 |
| This is a considerable disappointment, because … | とても残念なことです、なぜなら… |
３）Request resolution
相手には、キチンと問題解決の方法を提示してほしいよね。
その要求もしっかりと伝えよう。
あなたが何が必要なのか、どうしてほしいのかを伝えるための文章だよ。
文例
| Please be sure to … | ぜひ…してください。 |
| We require … | …を求めます。 |
| We are returning the item, and would like a full refund. | 返品しますので、全額返金をお願いします。 |
| How do you propose to resolve this matter? | この問題を解決するためにどのようにしたらよいと思いますか。 |
| In order to prevent this from happening again, please… | これがまた起きないようにするために、…してください。 |
| Please confirm what action you plan to take. | どのように対処される予定なのかご確認ください。 |
| If you need any further details, please let me know. | さらに詳しい情報が必要な場合は、お知らせください。 |
４）Terminate the message
締めの言葉でも、対応をしてくれるように念押ししよう。
対応をしてくれることへの感謝を伝えるなど、ポジティブで次につながるような表現がいいよ！
文例
| We look forward to a swift resolution to this matter. | この件の早期解決を願っております。 |
| We appreciate your immediate attention. | 早急に対処していただきますよう、お願い申し上げます。 |
| We hope this issue can be resolved quickly. | この問題が迅速に解決されることを願っています。 |
| Thank you for your attention to this matter. | この件にご対応いただきありがとうございます。 |
| We are sorry we had to bring this matter to your attention. | この件をお伝えしなければならず、残念です。 |
| Thank you for your assistance. | ご協力に感謝いたします。 |
英語ビジネスメールは「型」で覚えよう！
特にネガティブなことを書く時は、
「なんて書いたら失礼にならないかな…」
って考えて、時間がかかるよね。
でも、他の仕事もある中で、
メールばかりに時間をかけてはいられない！
メールは「型」通りに書けば、
失礼にならないから大丈夫！
連絡はすばやくして、仕事でカバーしよう！
ビジネスメールは慣れれば簡単だよ！
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