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【ビジネスメール】英語でメール!「トラブル」「苦情」の書き方

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留学経験0から英語を身に付け、外資系コンサルに勤務。TOEIC L&R満点取得。英語学習、就活、転職に悩む社会人に向けて、情報発信中!愛してやまない映画と海外旅行のオススメ情報も紹介。
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仕事で英語を使うよ!って人のお悩みの一つ「メール」。私のところに来る英語のお悩みにも「英語で文章を書くのが遅くて仕事が進まない!」ってのが多いよ!英語のメールは「型」が決まってるから、その通りにかけばOK!「トラブル」「苦情」メールの書き方を解説するよ!

英語「ビジネスメール」のコツ!「型」を覚えよう!

海外の取引先に英語でメールを書くと、

書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!

って悩みある?

 

英語のメールは、「型」が分かっていれば意外と簡単だよ!

 

日本語みたいに、

敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、

「要件」が伝わればOK

(逆に余計な話が多いと嫌がられるよ)

 

簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね!

相手へ「トラブル」「苦情」を上手に伝えよう!

ビジネスにはトラブルがつきもの。

相手に「こんなことで困っているよ!」って伝えるのは、神経を使うよね。

 

早く連絡したいのに、英語が分からなくて、メールが遅くなっちゃった!

ってことがないように、

「トラブル」「苦情」を連絡するメールの「型」を見ていこう!

 

他のメールの書き方記事も参考にしてね!

「依頼」メールの書き方

「情報共有」メールの書き方

「お断り」メールの書き方

「謝罪」メールの書き方

 

おっけい先生の英語力ってどんなもんなの??

私「おっけい先生」の英語力?

  • 長期留学経験なし
  • 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人

だけど、「外資系コンサルティング」会社で

ビジネス英語を使ってガンガン仕事をしているよ!

 

英語の読み書きだけでなく、

外国人とのミーティングを英語で行ったり、

海外への出張もこなしているよ。

 

当然、ビジネスメールをたくさん書く!

たくさん書くから、一つ一つに時間をかけていられない。

 

「型」を理解してから、メールは数分で書けるようになったよ!

英語ビジネスメール「トラブル」「苦情」の「型」

「トラブル」「苦情」メールも、

型に沿って文章を書いていけば、簡単に書けるよ!

 

「トラブル」メールの「型」

  1. State the problem (トラブル・苦情の概要!)
  2. Objection (何が問題なのか)
  3. Request resolution (解決のお願い)
  4. Terminate the message (締め)

 

1)State the problem

英語のメールはイキナリ本題から入ってOK!

「こんなことがあって困ってるよ!」

っていうことをしっかり書こう。

 

責任の所在や、トラブルの原因はぼやかさないこと。

 

日付や、書類番号、注文番号など、問題が明確になるような情報も必ず入れよう!

 

上から、

カジュアル⇛丁寧な表現

になっているよ。

文例

We have a serious problem with … …に関して大きな問題があります。
We need to bring the following problem yo your attention. 次の問題について、お伝えしておく必要があります。
I am writing to express my concern about … …について、こちらの懸念をお伝えしたくメールを差し上げます。
We need to report a problem with … …についての問題をお知らせする必要があります。
A problem has arisen with … …に関して問題が生じています。
This is a complaint regarding … これは…についての苦情です。
I need to bring an important matter to your attention. ご留意いただきたいことがございます。

2)Objection

トラブル、問題に対して、

「なんで困っているのか?」

「なぜ受け入れられないのか?」

という理由を書こう。

 

ここも、ヘンにぼやかしたりせず、簡潔にハッキリ書くこと。

このあとの「解決策」にも関連してくるから、しっかり要求を伝えよう。

 

文例

We cannot accept this because … …なので、これは受け入れられません。
This is a problem for us because … これは問題です、なぜなら…
As you can understand, we need … ご理解いただけると思いますが、…が必要です。
As you know, this is costing us money. ご存知の通り、これには費用がかかっています。
This problem has happened before. この問題は以前にも生じたことがあります。
This is the (…th time) you / your company has failed to meet an agreed deadline. 貴殿/貴社が期日を守れなかったのは、これで…回目です。
This is a considerable disappointment, because … とても残念なことです、なぜなら…

3)Request resolution

相手には、キチンと問題解決の方法を提示してほしいよね。

その要求もしっかりと伝えよう。

 

あなたが何が必要なのか、どうしてほしいのかを伝えるための文章だよ。

文例

 

Please be sure to … ぜひ…してください。
We require … …を求めます。
We are returning the item, and would like a full refund. 返品しますので、全額返金をお願いします。
How do you propose to resolve this matter? この問題を解決するためにどのようにしたらよいと思いますか。
In order to prevent this from happening again, please… これがまた起きないようにするために、…してください。
Please confirm what action you plan to take. どのように対処される予定なのかご確認ください。
If you need any further details, please let me know. さらに詳しい情報が必要な場合は、お知らせください。

4)Terminate the message

締めの言葉でも、対応をしてくれるように念押ししよう。

対応をしてくれることへの感謝を伝えるなど、ポジティブで次につながるような表現がいいよ!

 

文例

We look forward to a swift resolution to this matter. この件の早期解決を願っております。
We appreciate your immediate attention. 早急に対処していただきますよう、お願い申し上げます。
We hope this issue can be resolved quickly. この問題が迅速に解決されることを願っています。
Thank you for your attention to this matter. この件にご対応いただきありがとうございます。
We are sorry we had to bring this matter to your attention. この件をお伝えしなければならず、残念です。
Thank you for your assistance. ご協力に感謝いたします。

英語ビジネスメールは「型」で覚えよう!

特にネガティブなことを書く時は、

「なんて書いたら失礼にならないかな…」

って考えて、時間がかかるよね。

 

でも、他の仕事もある中で、

メールばかりに時間をかけてはいられない!

 

メールは「型」通りに書けば、

失礼にならないから大丈夫!

 

連絡はすばやくして、仕事でカバーしよう!

ビジネスメールは慣れれば簡単だよ!

 

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