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【ビジネス英語】簡単!ビジネスメール「依頼」の書き方

OK sensei
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OK sensei
留学0&海外在住経験0で英語をマスターし、外資系コンサル企業に勤務。アメリカ、ヨーロッパを中心とした英語話者とのビジネス経験は5年。TOEIC L&R満点取得。 TOEIC対策、英語初心者の学習から、英語での面接&履歴書対策、国際恋愛に関する英語のお悩み解決まで、1対1のコーチングでサポートを行うオンラインレッスンを運営中。また、貯金0の状態から3年で不動産投資まで手掛けるようになった経験から、お金に悩む社会人の家計サポート、税金・投資のオンライン講師としても活躍中。愛してやまない本と映画と海外旅行のオススメ情報も紹介!
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Hello!Keiです!

みんな仕事で英語でメールする??

今日はビジネスメールの書き方について、私が教えてもらったコツを紹介するよ!

 

海外の取引先に英語でメールを書くと、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!っていう人?

ハイ!

英語のメールは、「」が分かっていればサクッと書けるよ!

日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK!(逆に余計な話が多いと嫌がられるよ)

 

簡潔で丁寧な表現と、簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね!

今回は「依頼」「お願い」編だよ!

 

仕事だけじゃなく、海外旅行で、ツアー会社やホテルに連絡するときにも使えるよ!

そういえば、Keiの英語力ってどんなもんなの??

Keiの英語は?

私の英語力について簡単に説明するね!

私は、

  • 長期留学経験なし
  • 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人

だけど、「外資系コンサルティング」会社でビジネス英語を使って仕事をしているよ!

英語の読み書きだけでなく、外国人とのミーティングを英語で行ったり、海外への出張もこなしているよ。

 

帰国子女でもないし、留学もしていないから、働きながらコツコツ勉強したし、今もしているよ!

TOEICはほぼ独学で勉強して910点を取得!リスニングは満点を取っているよ(自慢)

英会話スクールや、いろいろな教材をためして、自分なりの勉強法を見つけてきたよ!

これに沿って書けばOK!「依頼」メールのテンプレート

相手への「依頼」「お願い」をする時の英文メールには「型」があるよ!説明するよ〜!

  • Greeting
  • Introduction
  • Ask
  • Needs
  • The End

 

この順番で文章を書いていけば、「依頼」「お願い」メールの完成!!

 

メールの書き方・例文!!

一つ一つ詳しく見ていくよ。例文もあるから、自分のメールの内容に合ったものをチョイスしていけば、メールが書けちゃうぜ!

Greeting

まずは「ごあいさつ」!相手に失礼が無いように、名前を入れるよ。以上!

手紙みたいに「いかがお過ごしでしょうか」とか、「How are you?」とかいらないよ!

敬称の使い方をきちんとすればOK!

Dear Sir, 男性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Madam, 女性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Sir/Madam, 相手と合ったことがない場合、男性か女性が分からない場合

問い合わせなど「ご担当者様」と書きたいとき

Dear Mr. Yamada, 男性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現

※フルネームで「Mr.Ichiro Yamada」はOK、名前だけの「Mr.Ichiro」は間違いだよ!

Dear Ms. Sato, 女性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現
Hi Tom, カジュアルな表現、相手をよく知っている場合など
Dear All, 2人以上にメールを送る場合

 

Introduction

これはあなたがメールを送る「目的」を伝えるよ!結論・ゴールを一番はじめに書いておくと、「分かりやすい!!」って思ってもらえるから、簡潔に「目的」を伝えよう!

I am writing to enquire about … (名詞 or …ing) (名詞 or …ing)についてお伺いするためにメールを書いています。
I have a request regarding … (名詞) (名詞)についてお願いがあります。
I have a question about … (名詞 or …ing) (名詞 or …ing)について質問があります。
I am writing with regard to … (名詞 or …ing) (名詞 or …ing)について書いています。 ※とても丁寧な表現!
I would like to place an order as follows: 次のように注文したいです。
I have a query concerning … (名詞) (名詞)についてお尋ねします。
I need some information regarding … (名詞) (名詞)について情報をいただきたく、
Can I ask you to do me a favor? お願いがあるのですが、

 

Ask

相手に「依頼」「お願い」したいことを書く部分だよ!このメールのメインのところ!

基本的には疑問文のかたちで、「お願い!」しよう。相手との関係性で、丁寧度を変えても大丈夫だよ!分からない場合は、一番丁寧な「Would you/ Could you please …」にしよう。

Would you/ Could you please … 〜していただけないでしょうか。 ※とても丁寧
Please send me … 〜を私に送ってください。
Would you be able to … ? 〜していただくことはできますか。
Could you … ? 〜していただけますか。
Please … 〜してください。
Would you mind __ing … ? 〜してくださいませんか。 ※とても丁寧
Do you have … ? 〜があります。
I’d appreciate it if you could … 〜していただけるとありがたいです。

 

Needs

あなたがこれは必要!相手に気を付けてほしい!と思っていることを伝える文だよ。

期限/いつまでにやってほしいか」とか、「依頼していることの重要度」とかだよ。「Ask/お願い」部分の補足・注意事項や、伝えておいた方がいい理由・背景がある場合も、ここで伝えよう。

例えば、来週の会議で役員に説明する予定があるから今週中に資料が必要、とか、この情報は必ずほしい、など。

長くならないよう、1、2文くらいで簡潔に書こう。

I need this (information) because … 〜のため、これ(情報)が必要です。
I would appreciate this by …(日時) (日時)までにこれをお願いできれば嬉しいです。
This is due to … これは〜(理由)によるものです。
Specifically … 具体的には〜です。
In detail … 詳細については〜です。
We need this by … (日時) (日時)までにこれが必要です。
Please let me know as soon as possible. できるだけ早くお知らせください。

 

The End

相手へのお願いごとだから、「ありがとう!」の言葉を入れておこう!自分の名前の前に「締め」+「自分の名前」も忘れずに!

「ありがとう!」

Thank you for your kind assistance. 大変お世話になりました。
Thank you for your consideration. ご検討をお願いいたします。
Thank you very much for your time. お時間をいただきありがとうございました。
Thanks for your help. ご協力ありがとうございます。
Thanks again. あらためて、ありがとうございます。

 

「締め」

Sincerely,
Yours,
With best regards,
Regards,
All the best,

 

「ビジネスメール」を早速書いてみよう!

」があると意外と簡単じゃない?この順番で書けばメールが出来上がるから、時間もかからず書けるよ!

「コツ」を知っていれば、どんどん書くのが早くなるから効率的だね。

次に書く時から役立ててみてね!

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