【ビジネス英語】簡単！ビジネスメール「情報共有」の書き方
Hello！Keiです！
ビジネスメールの書き方で困ってる？？私が教えてもらった「コツ」を紹介するよ！
今回は、誰かに「お知らせ」したいことがある時のメールの書き方だよ。
「依頼」メールの書き方も見てね！
海外の取引先に英語でメールを書くと、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう！っていう人？？
英語のメールは、「型」が分かっていれば以外と簡単だよ！
日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK！（逆に余計な話が多いと嫌がられるよ）
簡潔で丁寧な表現と、簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね！
相手への「お知らせ」「情報共有」を上手に伝えよう！相手に質問されたときの「回答」文にも使えるよ。
そういえば、Keiの英語力ってどんなもんなの？？
Keiの英語は？
私の英語力について簡単に説明するね！
私は、
- 長期留学経験なし
- 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人
だけど、「外資系コンサルティング」会社でビジネス英語を使って仕事をしているよ！
英語の読み書きだけでなく、外国人とのミーティングを英語で行ったり、海外への出張もこなしているよ。
帰国子女でもないし、留学もしていないから、働きながらコツコツ勉強したし、今もしているよ！
TOEICはほぼ独学で勉強して910点を取得！リスニングは満点を取っているよ（自慢）
英会話スクールや、いろいろな教材をためして、自分なりの勉強法を見つけてきたよ！
これに沿って書けばOK！「情報共有」メールのテンプレート
私の背景について、ざっくり分かったかな？？「ビジネスメールを英語で書いたことがありそうな人だな！」って思ってもらえればOK（笑）
ではでは、相手への「情報共有」「お知らせ」をする時の英文メールの「型」、説明するよ！
それは「IICC」！！
- Introduction
- Information
- Communication
- Closing
だよ！この順番で文章を書いていけば、「情報共有」「お知らせ」メールの完成！！
メールの書き方・例文！！
一つ一つ詳しく見ていくよ。例文も載せておくから、自分のメールの内容に合ったものをチョイスしていけば、メールが書けちゃうよ！
メールのはじめは、相手の敬称・名前でスタートしよう。（Dear〜のやつね）
詳しくははこちらの記事の「Greeting」を確認してね！
Introduction
最初の文はメールの「目的」「お知らせする内容」についてだよ。「～についてのお知らせです」「～の質問に回答します」っていう文ね。
「情報共有」「お知らせ」か、「回答」かによって書き出しは異なるけど、例文から選べば大丈夫だよ。
「お知らせ」
| Please be advised that … | 〜についてお知らせいたします。 |
| This is to announce … | このメールにて、〜をお知らせします。 |
| Please note … | 〜にご留意ください。 |
| Just let you know that … | 〜ということをお知らせしておきます。 |
| FYI … | ご参考までに〜 |
| I/We regret to announce … (悪い知らせ) | 申し訳ございませんが（残念ですが）、〜をお知らせいたします。 |
| I/We are delighted to announce that … (良い知らせ) | 〜を（よろこんで）、お知らせいたします。 |
「回答」
| Thank you for your message about … | 〜についてご連絡をいただき、ありがとうございます。 |
| In response to your email, | 貴信へのお返事として、 |
| Thank you for your enquiry regarding … | 〜についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。 |
Information
相手に伝えたい内容を詳しく書く部分だよ。複数文になる場合もあると思うけど、簡潔に要件を書くように気を付けよう。
特に「数字」「日時」は間違えないように注意して！
| There will be … | 〜があります。 |
| We have … | 私たちは〜を用意できます（ご提供できます）。 |
| Your order will be delivered … (日時) | ご注文の品は（日時）に配達されます。 |
| Mr. Yamada has been promoted … | ヤマダ氏は〜に昇進しました。 |
| Ms. Sato will be leaving our department … | サトウ氏は当部署〜を離れる予定です。 |
| I’ve attached the information you requested. | ご要望の情報（資料）を添付いたしました。 |
| The price for this is … | こちらの（商品の）お値段は〜です。 |
| The details are: (箇条書きなど) | 詳細は以下の通りです。（箇条書きなど） |
Communication
あなたのメールを受け取った相手は、もしかしたら質問したくなるかもだよね？もしくは、相手からの返事が必要な場合もあるね。
相手からの連絡をどうやってもらいたいか、書いておこう。期限など注意事項がある場合はそれも忘れずに！
| Please feel free to get in touch if you have any questions. | ご質問があれば、遠慮なくご連絡ください。 |
| If I can be any further help, please don’t hesitate to contact me. | 何かお役に立てることがありましたら、お気軽のご連絡ください。 |
| If you need additional information, please let us know. | さらに情報が必要な場合には、お知らせください。 |
| Please let us know when you can have a meeting with us. | 私たちとの会議がいつできるか、お知らせください。 |
| Don’t hesitate to give me a call if you want to discuss this matter further. | この軒についてさらにお話が必要な場合には、遠慮なく電話をください。 |
| Further information is available at our website (URL) | 詳しくは当社のWebサイト…をご覧ください。 |
Closing
最後はシンプルに「締め」の言葉と名前で終わり！
「締め」の言葉については、こちらの記事の「The End」も参考にしてみてね。
早速「お知らせ」メールを書いてみよう！
「情報共有」「お知らせ」メールの「型」は分かったかな？
日本語に訳すと、いきなり要件が最初から出てきて、唐突な感じがするよね？でも英語のメールはむしろこの順番が好まれるよ！
「目的」を最初に簡潔に書いて、あとから「詳細」を書くと「分かりやすい！」メールになるよ！
次のメールから、早速取り入れてね！
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Kei
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