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お金コーチ「おっけい先生」

【元外資系OLビジネス英語】簡単!ビジネスメール「情報共有」の書き方

    
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【元外資系OLビジネス英語】簡単!ビジネスメール「情報共有」の書き方

ビジネスメールの書き方で困ってる??
私が教えてもらった「コツ」を紹介するよ!

今回は、誰かに「お知らせ」したいことがある時のメールの書き方だよ。

海外の取引先に英語でメールを書くとき、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!っていう人、いるよね?
英語のメールは、「」が分かっていれば以外と簡単だよ!

日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK!
簡潔で丁寧、分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するよ!

相手への「お知らせ」「情報共有」を上手に伝えよう!
相手に質問されたときの「回答」文にも使えるよ。

【ビジネスメール】外資系コンサル勤務経験アリ!おっけい先生の英語力は?

私は、

  • 長期留学経験なし
  • 日本生まれ日本育ちの超ド日本人

だけど、外資系コンサルティング会社でビジネス英語を使って仕事をしていたよ!

アメリカ、ドイツ、シンガポールとのミーティングを英語で行ったり、
海外出張でオランダのクライアントに会ったり、現地オフィスでミーティングしたり。

働きながらコツコツ勉強したし、今も英語の勉強は継続中!
言語の勉強は、一生続くと思っているよ。

ほぼ独学で勉強して、TOEIC L&R のスコアは990点!(満点)

海外とのメールのやり取りは、当然英語!
最初は、私も辞書を使ったり、検索したりして、すごく時間がかかったよ!

でも、他にもやらないといけない仕事があるよね?
資料作り、レポート、ミーティング、後輩の仕事のチェック……
メールなんて、数分で終わらせて、他の仕事に集中したい!って思っていたよ。

だから、「テンプレート」を使って、この通りに書けばできる!っていうパターンを作ってた!

仕事はどれだけ効率的にやるかが大事!
テンプレートを使って、サクサクメールを書けるようになろう!

【元外資系OL直伝】これに沿って書けばOK!「情報共有」メールのテンプレート

ビジネスメールの目的は、「相手に情報を伝えること!」

一番よく使われる、「情報共有」「お知らせ」をする時の英文メールの「型」を説明するよ!
イニシャルで覚えよう。

覚えるのは「IICC」だよ!

  • Introduction
  • Information
  • Communication
  • Closing

のこと。
この順番で文章を書いていけば、「情報共有」「お知らせ」メールの完成!!

【外資系ビジネスメール】「情報共有」の書き方と例文!

メールのはじめは、相手の敬称・名前でスタートしよう。

敬称の使い方にはルールがあるよ!覚えておこう。

Dear Sir,男性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Madam,女性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Sir/Madam,相手と合ったことがない場合、男性か女性が分からない場合問い合わせなど「ご担当者様」と書きたいとき
Dear Mr. Yamada,男性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現※フルネームで「Mr.Ichiro Yamada」はOK、名前だけの「Mr.Ichiro」は間違いだよ!
Dear Ms. Sato,女性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現
Hi Tom,カジュアルな表現、相手をよく知っている場合など
Dear All,2人以上にメールを送る場合

情報共有メール1)Introduction:イントロダクション・案内のパート

「Introduction」=「案内」!
メールの目的を一番最初に書くよ。

相手がメールを読んですぐ、
「あ、あの件についてのメールだ!」
って、分かることが大切!

イキナリ本題に入るのが、英語メールのマナーだよ!

内容によって書き出しが変わるから、日本語訳も参考に選んでみてね。

「お知らせ」

Please be advised that …〜についてお知らせいたします。
This is to announce …このメールにて、〜をお知らせします。
Please note …〜にご留意ください。
Just let you know that …〜ということをお知らせしておきます。
FYI …ご参考までに〜
I/We regret to announce … (悪い知らせ)申し訳ございませんが(残念ですが)、〜をお知らせいたします。
I/We are delighted to announce that … (良い知らせ)〜を(よろこんで)、お知らせいたします。

「回答」

Thank you for your message about …〜についてご連絡をいただき、ありがとうございます。
In response to your email,あなたへのお返事として、
Thank you for your enquiry regarding …〜についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。

情報共有メール2)Information:インフォメーション・情報のパート

「Information」=「情報」のパート!
相手に伝えたい内容の、詳細を書く部分だよ。

コツは、「数字を正確に使う」こと!

「日時」「数量」「住所」とか、数字を間違えるとトラブルになるよ!
2回、3回とチェックして、ミスがないようにしよう。

There will be …〜があります。
We have …私たちは〜を用意できます(ご提供できます)。
Your order will be delivered … (日時)ご注文の品は(日時)に配達されます。
Mr. Yamada has been promoted …ヤマダ氏は〜に昇進しました。
Ms. Sato will be leaving our department …サトウ氏は当部署〜を離れる予定です。
I’ve attached the information you requested.ご要望の情報(資料)を添付いたしました。
The price for this is …こちらの(商品の)お値段は〜です。
The details are: (箇条書きなど)詳細は以下の通りです。(箇条書きなど)

情報共有メール3)Communication:コミュニケーション・質問のパート

「Communication」=「コミュニケーション」!

あなたのメールを読んだら、相手は質問をしたいかもだよね?
もしくは、相手からの返事が必要な場合もある

相手からの連絡をどういう方法でもらいたいか、書いておこう。
期限など注意事項がある場合はそれも忘れずに!

Please feel free to get in touch if you have any questions.ご質問があれば、遠慮なくご連絡ください。
If I can be any further help, please don’t hesitate to contact me.何かお役に立てることがありましたら、お気軽にご連絡ください。
If you need additional information, please let us know.さらに情報が必要な場合には、お知らせください。
Please let us know when you can have a meeting with us.会議がいつできるか、お知らせください。
Don’t hesitate to give me a call if you want to discuss this matter further.この件についてさらにお話が必要な場合には、遠慮なく電話をください。
Further information is available at our website (URL)詳しくは当社のWebサイト…をご覧ください。

情報共有メール4)Closing:クロージング・締めのパート

「Closing」=「締め」の言葉!
「ありがとう」の意味の一言と、名前の前に締め言葉を入れて終わり!

ダラダラと書くのはNG!簡潔に終わらせよう。

「ありがとう」

Thank you for your kind assistance.大変お世話になりました。
Thank you for your consideration.ご検討をお願いいたします。
Thank you very much for your time.お時間をいただきありがとうございました。
Thanks for your help.ご協力ありがとうございます。
Thanks again.あらためて、ありがとうございます。

「締め」

Sincerely,
Yours,
With best regards,
Regards,
All the best,

【効率化】「情報共有」メールはテンプレートを使って書こう

ビジネスメールは、情報共有のためのツール!
長い挨拶とか、気遣いはいらないよ!

実際に、英語ネイティブからくるビジネスメールは、超・簡単!
要件だけ、数行でくるだけだから、最初は「冷たい!」って感じるくらい(笑)

上司やお客さんでも、関係なく、簡潔に正確に情報がわかればオッケー!の世界。

本当に大事で、時間をかけたい仕事は他にあるよね?
メールに何十分もかけるのはムダ!

テンプレートを使って、メールを書く習慣をつけよう!

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