【ビジネス英語】簡単!ビジネスメール「情報共有」の書き方

Hello!Keiです!
ビジネスメールの書き方で困ってる??私が教えてもらった「コツ」を紹介するよ!
今回は、誰かに「お知らせ」したいことがある時のメールの書き方だよ。
「依頼」メールの書き方も見てね!
海外の取引先に英語でメールを書くと、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!っていう人??
英語のメールは、「型」が分かっていれば以外と簡単だよ!
日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK!(逆に余計な話が多いと嫌がられるよ)
簡潔で丁寧な表現と、簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね!
相手への「お知らせ」「情報共有」を上手に伝えよう!相手に質問されたときの「回答」文にも使えるよ。
そういえば、Keiの英語力ってどんなもんなの??
Keiの英語は?
私の英語力について簡単に説明するね!
私は、
- 長期留学経験なし
- 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人
だけど、「外資系コンサルティング」会社でビジネス英語を使って仕事をしているよ!
英語の読み書きだけでなく、外国人とのミーティングを英語で行ったり、海外への出張もこなしているよ。
帰国子女でもないし、留学もしていないから、働きながらコツコツ勉強したし、今もしているよ!
TOEICはほぼ独学で勉強して910点を取得!リスニングは満点を取っているよ(自慢)
英会話スクールや、いろいろな教材をためして、自分なりの勉強法を見つけてきたよ!
これに沿って書けばOK!「情報共有」メールのテンプレート
私の背景について、ざっくり分かったかな??「ビジネスメールを英語で書いたことがありそうな人だな!」って思ってもらえればOK(笑)
ではでは、相手への「情報共有」「お知らせ」をする時の英文メールの「型」、説明するよ!
それは「IICC」!!
- Introduction
- Information
- Communication
- Closing
だよ!この順番で文章を書いていけば、「情報共有」「お知らせ」メールの完成!!
メールの書き方・例文!!
一つ一つ詳しく見ていくよ。例文も載せておくから、自分のメールの内容に合ったものをチョイスしていけば、メールが書けちゃうよ!
メールのはじめは、相手の敬称・名前でスタートしよう。(Dear〜のやつね)
詳しくははこちらの記事の「Greeting」を確認してね!
Introduction
最初の文はメールの「目的」「お知らせする内容」についてだよ。「~についてのお知らせです」「~の質問に回答します」っていう文ね。
「情報共有」「お知らせ」か、「回答」かによって書き出しは異なるけど、例文から選べば大丈夫だよ。
「お知らせ」
Please be advised that … | 〜についてお知らせいたします。 |
This is to announce … | このメールにて、〜をお知らせします。 |
Please note … | 〜にご留意ください。 |
Just let you know that … | 〜ということをお知らせしておきます。 |
FYI … | ご参考までに〜 |
I/We regret to announce … (悪い知らせ) | 申し訳ございませんが(残念ですが)、〜をお知らせいたします。 |
I/We are delighted to announce that … (良い知らせ) | 〜を(よろこんで)、お知らせいたします。 |
「回答」
Thank you for your message about … | 〜についてご連絡をいただき、ありがとうございます。 |
In response to your email, | 貴信へのお返事として、 |
Thank you for your enquiry regarding … | 〜についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。 |
Information
相手に伝えたい内容を詳しく書く部分だよ。複数文になる場合もあると思うけど、簡潔に要件を書くように気を付けよう。
特に「数字」「日時」は間違えないように注意して!
There will be … | 〜があります。 |
We have … | 私たちは〜を用意できます(ご提供できます)。 |
Your order will be delivered … (日時) | ご注文の品は(日時)に配達されます。 |
Mr. Yamada has been promoted … | ヤマダ氏は〜に昇進しました。 |
Ms. Sato will be leaving our department … | サトウ氏は当部署〜を離れる予定です。 |
I’ve attached the information you requested. | ご要望の情報(資料)を添付いたしました。 |
The price for this is … | こちらの(商品の)お値段は〜です。 |
The details are: (箇条書きなど) | 詳細は以下の通りです。(箇条書きなど) |
Communication
あなたのメールを受け取った相手は、もしかしたら質問したくなるかもだよね?もしくは、相手からの返事が必要な場合もあるね。
相手からの連絡をどうやってもらいたいか、書いておこう。期限など注意事項がある場合はそれも忘れずに!
Please feel free to get in touch if you have any questions. | ご質問があれば、遠慮なくご連絡ください。 |
If I can be any further help, please don’t hesitate to contact me. | 何かお役に立てることがありましたら、お気軽のご連絡ください。 |
If you need additional information, please let us know. | さらに情報が必要な場合には、お知らせください。 |
Please let us know when you can have a meeting with us. | 私たちとの会議がいつできるか、お知らせください。 |
Don’t hesitate to give me a call if you want to discuss this matter further. | この軒についてさらにお話が必要な場合には、遠慮なく電話をください。 |
Further information is available at our website (URL) | 詳しくは当社のWebサイト…をご覧ください。 |
Closing
最後はシンプルに「締め」の言葉と名前で終わり!
「締め」の言葉については、こちらの記事の「The End」も参考にしてみてね。
早速「お知らせ」メールを書いてみよう!
「情報共有」「お知らせ」メールの「型」は分かったかな?
日本語に訳すと、いきなり要件が最初から出てきて、唐突な感じがするよね?でも英語のメールはむしろこの順番が好まれるよ!
「目的」を最初に簡潔に書いて、あとから「詳細」を書くと「分かりやすい!」メールになるよ!
次のメールから、早速取り入れてね!
英語の勉強しよう!
Kei