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【ビジネス英語】簡単!ビジネスメール「情報共有」の書き方

OK sensei
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OK sensei
留学0&海外在住経験0で英語をマスターし、外資系コンサル企業に勤務。アメリカ、ヨーロッパを中心とした英語話者とのビジネス経験は5年。TOEIC L&R満点取得。 TOEIC対策、英語初心者の学習から、英語での面接&履歴書対策、国際恋愛に関する英語のお悩み解決まで、1対1のコーチングでサポートを行うオンラインレッスンを運営中。また、貯金0の状態から3年で不動産投資まで手掛けるようになった経験から、お金に悩む社会人の家計サポート、税金・投資のオンライン講師としても活躍中。愛してやまない本と映画と海外旅行のオススメ情報も紹介!
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Hello!Keiです!

ビジネスメールの書き方で困ってる??私が教えてもらった「コツ」を紹介するよ!

今回は、誰かに「お知らせ」したいことがある時のメールの書き方だよ。

「依頼」メールの書き方も見てね!

 

海外の取引先に英語でメールを書くと、書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!っていう人??

英語のメールは、「」が分かっていれば以外と簡単だよ!

日本語みたいに、敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、「要件」が伝わればOK!(逆に余計な話が多いと嫌がられるよ)

 

簡潔で丁寧な表現と、簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね!

相手への「お知らせ」「情報共有」を上手に伝えよう!相手に質問されたときの「回答」文にも使えるよ。

 

そういえば、Keiの英語力ってどんなもんなの??

Keiの英語は?

私の英語力について簡単に説明するね!

私は、

  • 長期留学経験なし
  • 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人

だけど、「外資系コンサルティング」会社でビジネス英語を使って仕事をしているよ!

英語の読み書きだけでなく、外国人とのミーティングを英語で行ったり、海外への出張もこなしているよ。

 

帰国子女でもないし、留学もしていないから、働きながらコツコツ勉強したし、今もしているよ!

TOEICはほぼ独学で勉強して910点を取得!リスニングは満点を取っているよ(自慢)

英会話スクールや、いろいろな教材をためして、自分なりの勉強法を見つけてきたよ!

 

これに沿って書けばOK!「情報共有」メールのテンプレート

私の背景について、ざっくり分かったかな??「ビジネスメールを英語で書いたことがありそうな人だな!」って思ってもらえればOK(笑)

ではでは、相手への「情報共有」「お知らせ」をする時の英文メールの「型」、説明するよ!

それは「IICC」!!

 

  • Introduction
  • Information
  • Communication
  • Closing

だよ!この順番で文章を書いていけば、「情報共有」「お知らせ」メールの完成!!

 

メールの書き方・例文!!

一つ一つ詳しく見ていくよ。例文も載せておくから、自分のメールの内容に合ったものをチョイスしていけば、メールが書けちゃうよ!

 

メールのはじめは、相手の敬称・名前でスタートしよう。(Dear〜のやつね)

詳しくははこちらの記事の「Greeting」を確認してね!

 

Introduction

最初の文はメールの「目的」「お知らせする内容」についてだよ。「~についてのお知らせです」「~の質問に回答します」っていう文ね。

情報共有」「お知らせ」か、「回答」かによって書き出しは異なるけど、例文から選べば大丈夫だよ。

「お知らせ」

Please be advised that … 〜についてお知らせいたします。
This is to announce … このメールにて、〜をお知らせします。
Please note … 〜にご留意ください。
Just let you know that … 〜ということをお知らせしておきます。
FYI … ご参考までに〜
I/We regret to announce … (悪い知らせ) 申し訳ございませんが(残念ですが)、〜をお知らせいたします。
I/We are delighted to announce that … (良い知らせ) 〜を(よろこんで)、お知らせいたします。

 

「回答」

Thank you for your message about … 〜についてご連絡をいただき、ありがとうございます。
In response to your email, 貴信へのお返事として、
Thank you for your enquiry regarding … 〜についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。

 

Information

相手に伝えたい内容を詳しく書く部分だよ。複数文になる場合もあると思うけど、簡潔に要件を書くように気を付けよう。

特に「数字」「日時」は間違えないように注意して!

There will be … 〜があります。
We have … 私たちは〜を用意できます(ご提供できます)。
Your order will be delivered … (日時) ご注文の品は(日時)に配達されます。
Mr. Yamada has been promoted … ヤマダ氏は〜に昇進しました。
Ms. Sato will be leaving our department … サトウ氏は当部署〜を離れる予定です。
I’ve attached the information you requested. ご要望の情報(資料)を添付いたしました。
The price for this is … こちらの(商品の)お値段は〜です。
The details are: (箇条書きなど) 詳細は以下の通りです。(箇条書きなど)

 

Communication

あなたのメールを受け取った相手は、もしかしたら質問したくなるかもだよね?もしくは、相手からの返事が必要な場合もあるね。

相手からの連絡をどうやってもらいたいか、書いておこう。期限など注意事項がある場合はそれも忘れずに!

Please feel free to get in touch if you have any questions. ご質問があれば、遠慮なくご連絡ください。
If I can be any further help, please don’t hesitate to contact me. 何かお役に立てることがありましたら、お気軽のご連絡ください。
If you need additional information, please let us know. さらに情報が必要な場合には、お知らせください。
Please let us know when you can have a meeting with us. 私たちとの会議がいつできるか、お知らせください。
Don’t hesitate to give me a call if you want to discuss this matter further. この軒についてさらにお話が必要な場合には、遠慮なく電話をください。
Further information is available at our website (URL) 詳しくは当社のWebサイト…をご覧ください。

 

Closing

最後はシンプルに「締め」の言葉と名前で終わり!

「締め」の言葉については、こちらの記事の「The End」も参考にしてみてね。

 

早速「お知らせ」メールを書いてみよう!

「情報共有」「お知らせ」メールの「」は分かったかな?

日本語に訳すと、いきなり要件が最初から出てきて、唐突な感じがするよね?でも英語のメールはむしろこの順番が好まれるよ!

「目的」を最初に簡潔に書いて、あとから「詳細」を書くと「分かりやすい!」メールになるよ!

次のメールから、早速取り入れてね!

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