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【ビジネスメール】英語でメール!「謝罪」の書き方!

OK sensei
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留学0&海外在住経験0で英語をマスターし、外資系コンサル企業に勤務。アメリカ、ヨーロッパを中心とした英語話者とのビジネス経験は5年。TOEIC L&R満点取得。 TOEIC対策、英語初心者の学習から、英語での面接&履歴書対策、国際恋愛に関する英語のお悩み解決まで、1対1のコーチングでサポートを行うオンラインレッスンを運営中。また、貯金0の状態から3年で不動産投資まで手掛けるようになった経験から、お金に悩む社会人の家計サポート、税金・投資のオンライン講師としても活躍中。愛してやまない本と映画と海外旅行のオススメ情報も紹介!
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仕事で英語を使うよ!って人のお悩みの一つ「メール」。私のところに来る英語のお悩みにも「英語で文章を書くのが遅くて仕事が進まない!」ってのが多いよ!英語のメールは「型」が決まってるから、その通りにかけばOK!「ごめんなさい」「謝罪」メールの書き方を解説するよ!

英語「ビジネスメール」のコツ!「型」を覚えよう!

海外の取引先に英語でメールを書くと、

書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう!

って悩みある?

 

英語のメールは、「型」が分かっていれば意外と簡単だよ!

 

日本語みたいに、

敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、

「要件」が伝わればOK

(逆に余計な話が多いと嫌がられるよ)

 

簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね!

相手への「ごめんなさい」「謝罪」を上手に伝えよう!

自分がミスしちゃった時、

お客さんに謝らなきゃいけない時、

一番気を使うよね!

 

相手に失礼のないようにしたいし、

許してほしい!って気持ちがある。

 

これを伝えつつ、

ダラダラ長くならないコツを教えるよ!

 

他のメールの書き方記事も参考にしてね!

「依頼」メールの書き方

「情報共有」メールの書き方

「お断り」メールの書き方

 

おっけい先生の英語力ってどんなもんなの??

私「おっけい先生」の英語力?

  • 長期留学経験なし
  • 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人

だけど、「外資系コンサルティング」会社で

ビジネス英語を使ってガンガン仕事をしているよ!

 

英語の読み書きだけでなく、

外国人とのミーティングを英語で行ったり、

海外への出張もこなしているよ。

 

当然、ビジネスメールをたくさん書く!

たくさん書くから、一つ一つに時間をかけていられない。

 

「型」を理解してから、メールは数分で書けるようになったよ!

英語ビジネスメール「ごめんなさい」「謝罪」の「型」

「ごめんなさい」「謝罪」メールも、

型に沿って文章を書いていけば、簡単に書けるよ!

 

「謝罪」メールの「型」

  1. Sorry (ごめん!)
  2. Offer (提案)
  3. Reason (理由)
  4. Re-state (もう一回、ごめん!)
  5. Yours (締め)

頭文字をとると「Sorry」!

覚えやすい!!

1)Sorry

まずは、「ごめんなさい」から始めよう!

 

お客さんからの問い合わせに対しては、

「ご連絡ありがとうございます」

っていう「お礼」から始めてもOKだよ!

 

上から、

カジュアル⇛丁寧な表現

になっているよ。

文例

Introduction

Thank you for notifying us of your problem with … …に関する問題についてご連絡いただき、ありがとうございます。
In reference to your order of (日付) , (日付)の注文につきましては、

Apology

We’re sorry to hear that … …と伺い、申し訳ありません。
I’m really sorry, but … 大変申し訳ありませんが、…
We regret to inform you that … 申し訳ございませんが、…をお知らせいたします。
Please accept our apologies for … …につきましておわび申し上げます。
We sincerely apologize for … …につきましては、心よりおわび申し上げます。
To our profound regret, 誠に残念ながら、
We apologize unreservedly for … …につきましては、率直におわび申し上げます。

2)Offer

「ごめんなさい」をしたあとは、

「代わりの提案」や、

「これからはこうします!」

という文言を入れよう!

 

相手も、

「で、このあとどうするの?」

っていうのは知りたいはずだよ!

 

文例

To rectify this, we have/ will … これを是正/改正するために、…があります/…するつもりです。
To solve this problem, we have/ intend to … この問題を解決するために、…があります/…する予定です。
In order to put this situation right, we have/ will … この状況を是正/解決するために、…があります/…するつもりです。
We have … …があります(提案、解決などの提示)。
If you like, I could … よろしければ、…することができます。
You will receive your order by (日付). (日付)までに、ご注文の品が届く予定です。

3)Reason

ミス、間違いが合った場合には、

「なぜ起こったのか?」

という理由もしっかり説明しよう。

 

相手に迷惑をかけた場合は、

「もう二度と怒らないようにします」

という『Reassurance』(再確認)の文言を入れてもヨシ!

 

文例

Reason

This was due to … これは…によるものでした。
The delay was caused by … 遅れは…が原因でした。
… caused this to happen. …によってこれが生じました。

Reassurance

We have … to ensure that this will not happen again. …(対策)して、このようなことが二度と起こらないようにいたします。
Please be assured that this unfortunate situation will not be repeated. このような事態は二度と起こらないようにいたしますので、ご安心下さい。
We have … to prevent any repeat occurrence. …(対策)して、再発を防止します。

4)Re-state apology

最後にもう一回、

「ごめんなさい」

の文言を入れよう!

 

最初と最後に入れることで、「申し訳ない」の気持ちを伝えようね。

 

文例

We apologize unreservedly for any inconvenience this may have caused. 本件でご迷惑をおかけしたことを率直におわび申し上げます。
Again, please accept our sincere apologies for this error. 改めて、今回の件についておわび申し上げます。
We would like to repeat how sorry we are. 重ねて、大変申し訳ありませんでした。
We deeply regret this oversight. 今回の見落としにつきまして、深く反省しております。
Once again, we appreciate your patience and look forward to serving you again. ご迷惑をおかけしましたことを改めておわび申し上げると共に、またのご利用をお待ちしております。
On behalf of (社名), I would like to repeat our sincere apologies for this unfortunate situation. (社名)を代表して、今回ご不便おかけしましたことを、改めておわび申し上げます。

5)Yours

メールは最後の締めの言葉で終わり!

 

「謝罪」メールの場合は、

「これからもよろしくお願いします」

の意味がある文言で締めるのが一般的!

 

文例

We look forward to serving you again soon. またのご利用をお待ち申し上げます。
We look forward to doing business with you again in the near future. 今後ともお取引下さいますようよろしくお願いいたします。
I hope to see you again soon. 近いうちに、またお会いできることを楽しみにしております。
We hope you will be impressed with our improved service. 弊社のサービス向上にご満足いただけることを願っております。
With sincere best wishes for our continued co-operation. 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

英語ビジネスメールは「型」で覚えよう!

特にネガティブなことを書く時は、

「なんて書いたら失礼にならないかな…」

って考えて、時間がかかるよね。

 

でも、他の仕事もある中で、

メールばかりに時間をかけてはいられない!

 

メールは「型」通りに書けば、

失礼にならないから大丈夫!

 

連絡はすばやくして、仕事でカバーしよう!

ビジネスメールは慣れれば簡単だよ!

 

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