【ビジネスメール】英語でメール！「謝罪」の書き方！
仕事で英語を使うよ！って人のお悩みの一つ「メール」。私のところに来る英語のお悩みにも「英語で文章を書くのが遅くて仕事が進まない！」ってのが多いよ！英語のメールは「型」が決まってるから、その通りにかけばOK！「ごめんなさい」「謝罪」メールの書き方を解説するよ！
英語「ビジネスメール」のコツ！「型」を覚えよう！
海外の取引先に英語でメールを書くと、
書き方が分からなくて何十分もかかっちゃう！
って悩みある？
英語のメールは、「型」が分かっていれば意外と簡単だよ！
日本語みたいに、
敬語・謙譲語のバリエーションが多くないし、
「要件」が伝わればOK！
（逆に余計な話が多いと嫌がられるよ）
簡潔に分かりやすくメールを書くための「コツ」を紹介するね！
相手への「ごめんなさい」「謝罪」を上手に伝えよう！
自分がミスしちゃった時、
お客さんに謝らなきゃいけない時、
一番気を使うよね！
相手に失礼のないようにしたいし、
許してほしい！って気持ちがある。
これを伝えつつ、
ダラダラ長くならないコツを教えるよ！
他のメールの書き方記事も参考にしてね！
おっけい先生の英語力ってどんなもんなの？？
私「おっけい先生」の英語力？
- 長期留学経験なし
- 日本生まれ日本育ちの超ドメスティック日本人
だけど、「外資系コンサルティング」会社で
ビジネス英語を使ってガンガン仕事をしているよ！
英語の読み書きだけでなく、
外国人とのミーティングを英語で行ったり、
海外への出張もこなしているよ。
当然、ビジネスメールをたくさん書く！
たくさん書くから、一つ一つに時間をかけていられない。
「型」を理解してから、メールは数分で書けるようになったよ！
英語ビジネスメール「ごめんなさい」「謝罪」の「型」
「ごめんなさい」「謝罪」メールも、
型に沿って文章を書いていけば、簡単に書けるよ！
「謝罪」メールの「型」
- Sorry （ごめん！）
- Offer （提案）
- Reason （理由）
- Re-state （もう一回、ごめん！）
- Yours （締め）
頭文字をとると「Sorry」！
覚えやすい！！
１）Sorry
まずは、「ごめんなさい」から始めよう！
お客さんからの問い合わせに対しては、
「ご連絡ありがとうございます」
っていう「お礼」から始めてもOKだよ！
上から、
カジュアル⇛丁寧な表現
になっているよ。
文例
Introduction
| Thank you for notifying us of your problem with … | …に関する問題についてご連絡いただき、ありがとうございます。 |
| In reference to your order of (日付) , | （日付）の注文につきましては、 |
Apology
| We’re sorry to hear that … | …と伺い、申し訳ありません。 |
| I’m really sorry, but … | 大変申し訳ありませんが、… |
| We regret to inform you that … | 申し訳ございませんが、…をお知らせいたします。 |
| Please accept our apologies for … | …につきましておわび申し上げます。 |
| We sincerely apologize for … | …につきましては、心よりおわび申し上げます。 |
| To our profound regret, | 誠に残念ながら、 |
| We apologize unreservedly for … | …につきましては、率直におわび申し上げます。 |
２）Offer
「ごめんなさい」をしたあとは、
「代わりの提案」や、
「これからはこうします！」
という文言を入れよう！
相手も、
「で、このあとどうするの？」
っていうのは知りたいはずだよ！
文例
| To rectify this, we have/ will … | これを是正／改正するために、…があります／…するつもりです。 |
| To solve this problem, we have/ intend to … | この問題を解決するために、…があります／…する予定です。 |
| In order to put this situation right, we have/ will … | この状況を是正／解決するために、…があります／…するつもりです。 |
| We have … | …があります（提案、解決などの提示）。 |
| If you like, I could … | よろしければ、…することができます。 |
| You will receive your order by (日付). | （日付）までに、ご注文の品が届く予定です。 |
３）Reason
ミス、間違いが合った場合には、
「なぜ起こったのか？」
という理由もしっかり説明しよう。
相手に迷惑をかけた場合は、
「もう二度と怒らないようにします」
という『Reassurance』（再確認）の文言を入れてもヨシ！
文例
Reason
| This was due to … | これは…によるものでした。 |
| The delay was caused by … | 遅れは…が原因でした。 |
| … caused this to happen. | …によってこれが生じました。 |
Reassurance
| We have … to ensure that this will not happen again. | …（対策）して、このようなことが二度と起こらないようにいたします。 |
| Please be assured that this unfortunate situation will not be repeated. | このような事態は二度と起こらないようにいたしますので、ご安心下さい。 |
| We have … to prevent any repeat occurrence. | …（対策）して、再発を防止します。 |
４）Re-state apology
最後にもう一回、
「ごめんなさい」
の文言を入れよう！
最初と最後に入れることで、「申し訳ない」の気持ちを伝えようね。
文例
| We apologize unreservedly for any inconvenience this may have caused. | 本件でご迷惑をおかけしたことを率直におわび申し上げます。 |
| Again, please accept our sincere apologies for this error. | 改めて、今回の件についておわび申し上げます。 |
| We would like to repeat how sorry we are. | 重ねて、大変申し訳ありませんでした。 |
| We deeply regret this oversight. | 今回の見落としにつきまして、深く反省しております。 |
| Once again, we appreciate your patience and look forward to serving you again. | ご迷惑をおかけしましたことを改めておわび申し上げると共に、またのご利用をお待ちしております。 |
| On behalf of (社名), I would like to repeat our sincere apologies for this unfortunate situation. | （社名）を代表して、今回ご不便おかけしましたことを、改めておわび申し上げます。 |
５）Yours
メールは最後の締めの言葉で終わり！
「謝罪」メールの場合は、
「これからもよろしくお願いします」
の意味がある文言で締めるのが一般的！
文例
| We look forward to serving you again soon. | またのご利用をお待ち申し上げます。 |
| We look forward to doing business with you again in the near future. | 今後ともお取引下さいますようよろしくお願いいたします。 |
| I hope to see you again soon. | 近いうちに、またお会いできることを楽しみにしております。 |
| We hope you will be impressed with our improved service. | 弊社のサービス向上にご満足いただけることを願っております。 |
| With sincere best wishes for our continued co-operation. | 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 |
英語ビジネスメールは「型」で覚えよう！
特にネガティブなことを書く時は、
「なんて書いたら失礼にならないかな…」
って考えて、時間がかかるよね。
でも、他の仕事もある中で、
メールばかりに時間をかけてはいられない！
メールは「型」通りに書けば、
失礼にならないから大丈夫！
連絡はすばやくして、仕事でカバーしよう！
ビジネスメールは慣れれば簡単だよ！
KEI
