留学経験なし・TOEIC満点

英語ができなくても大丈夫!外資系OLが教えるビジネスメールの基礎!!

OK sensei
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留学0&海外在住経験0で英語をマスターし、外資系コンサル企業に勤務。アメリカ、ヨーロッパを中心とした英語話者とのビジネス経験は5年。TOEIC L&R満点取得。 TOEIC対策、英語初心者の学習から、英語での面接&履歴書対策、国際恋愛に関する英語のお悩み解決まで、1対1のコーチングでサポートを行うオンラインレッスンを運営中。また、貯金0の状態から3年で不動産投資まで手掛けるようになった経験から、お金に悩む社会人の家計サポート、税金・投資のオンライン講師としても活躍中。愛してやまない本と映画と海外旅行のオススメ情報も紹介!
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外資系企業、日系企業問わず、英語でビジネスメールを書く機会が増えているよね。英語が苦手・初心者さんにとっては、英文メールを書くだけで30分もかかっちゃたりしてない?書き終わっても、「これでいいのかなぁ?」なんて不安になってなかなか送れなかったり。英語でビジネスメールを送るための基本のキを紹介するよ!

英語メールのマナーは大丈夫!?注意点4つ

最初に、英語でメールをやり取りするときの注意点を紹介するよ!

知らないうちに相手に失礼なメールを送ることがないように、

しっかりチェックしよう!

フレーズ、言葉は省略しない!

Thanks ⇒ Thank you

I’d like to ⇒ I would like to

など、簡単な表現や、「’」を使った省略表現は、

なるべく避けよう!

「wanna (want to)」「gonna (going to)」も、

会話ではよく使われるけど、

ビジネスメールではNG!

もちろんスラングもダメ。丁寧な文章をこころがけようね。

敬称に気を付けよう!

メールの最初に相手の名前を入れるよ。

その時、Mr.とか、Ms.の使い方には気を付けよう。

特に女性は、未婚(Miss)と既婚(Mrs.)で違う敬称があるけど、

ビジネスの付き合いだと分からないことが多いから、

Ms.で統一するのが無難!

 

相手の立場によってもいろいろバリエーションがあるから、

後に出てくる「敬称」の書き方も確認してね!

 

実際に会ったことがあったり、何度もやり取りしている相手なら、

ファーストネームでもOKだよ。

署名を付けよう!

これね、けっこう忘れられていることが多い!

自動で署名を付けてくれる機能を使って、

必ず入れるようにしよ!

 

何度もやり取りしていると、署名を付けなくなる人が多いんだけど、

緊急の電話をしなきゃいけなかったり、

「あの人のフルネームなんだっけ??」

っていうことあるよね?

 

そんな時にメールに署名が付いていれば、すぐ確認できる!

 

海外では、名刺を必ず交換する文化じゃないから、

相手の情報は署名に頼るしかない時もある。

自分のメールに署名がついているか、確認しよう!

返事しよう!

英語のメールに限らず、来たメールに「分かりました」の返信してる?

私の友だちも経験してるんだけど、

日本だと暗黙の了解で、

「内容に異存がなければ返信しなくてイイ!」

っていう雰囲気があるよね??

英語メールの場合は絶対に返信しよう!

 

例えば、会議の日程をお客さんの会社が調整してくれて、

「来週の火曜に会議しましょう!」

ってメールをくれたとするよね。

これに、「ああ、来週の火曜ね」って自分の中だけで終わらせて、

返事をしないでいると、

キャンセルされちゃうこともあるよ!

 

会議しに行ったら、

「返事ないから会議しないと思ってたけど??」って言われちゃうよ!

それに、

返信しないのは相手に失礼!

簡単な文章でいいから、「了解」のメールは必ず送ろう。

英語が苦手でも大丈夫!ビジネスメール基本のキ

件名

内容が一目でわかる、簡潔なものにしよう!

長々と書く必要はないよ!

最初の文字は大文字でね!

 

例)

Change of meeting time (会議の時間変更について)

Request for document (資料の依頼について)

 

シンプルがいいんだけど、一単語だけの短かすぎるものも注意!

Request

Hello

だけの件名だと、

迷惑メールと判定されて、届かないことも!

具体的な内容が分かる件名にしよう!

敬称

注意点でも触れたけど、敬称は正しく使おうね!

「Dear」 + 名前 + 「,」

でOK!

「,」を「:」にするのがもっとフォーマル、とか、

アメリカ式、とかあるけど、全部「,」統一で問題ナシ!!

 

書き方の例はこんなカンジ!

Dear Sir, 男性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Madam, 女性向け(名前を知らない)でフォーマルな表現
Dear Sir/Madam, 相手と合ったことがない場合、男性か女性が分からない場合

問い合わせなど「ご担当者様」と書きたいとき

Dear Mr. Yamada, 男性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現

※フルネームで「Mr.Ichiro Yamada」はOK、名前だけの「Mr.Ichiro」は間違いだよ!

Dear Ms. Sato, 女性向け(名前を知っている)でフォーマルな表現
Hi Tom, カジュアルな表現、相手をよく知っている場合など
Dear All, 2人以上にメールを送る場合

敬称は、基本的に「Mr.」(男性)、「Ms.」(女性)にすれば、

間違いはないよ!

仕事柄、「大学教授」(Professor)とか「お医者さん」(Dr.)と

やり取りすることがあれば、使い分けてもヨシ。

書き出し

日本語メールだと

「お世話になっております」

から始める場合がほとんどだけど、

英語メールではいきなり本題に入ってOK!

その方が分かりやすくて、好まれるよ。

 

ただ、丁寧なメールにしたい場合や、大事なお客さんに送る場合は、

内容に関連した書き出し文があってもOK。

 

初めてメールを送る相手には、

自己紹介(名前、会社、担当の仕事)を入れたり、

Thank youから始まる文を入れてもいいよ!

 

例)

My name is 〇〇 of the financial division at AAA Corporation.

(AAA株式会社財務部の〇〇です)

Thank you for your email.

(メールをいただき、ありがとうございます)

Thank you for taking the time to meet with me today.

(本日はお時間をいただき、ありがとうございました)

 

ただし、これは1通目のメールくらいに留めておこう。

何往復もやりとりしているのに、

毎回「Thank you」の書き出しを入れる必要はないよ!

用件(本題)

簡潔に、分かりやすく用件を書こう。

シチュエーション別の用件の書き方は、別記事でまとめているよ!

【ビジネス英語】簡単!ビジネスメール「依頼」の書き方

【ビジネス英語】簡単!ビジネスメール「情報共有」の書き方

【ビジネス英語】簡単!ビジネスメール「お断り」の書き方

 

丁寧語を使うのは基本だけど、

日本語のように相手に気を使ってくどくど書くと、

「何がいいたいの!?」

って思われるメールになってしまうので注意!

お知らせも、お願いも、簡潔にズバッと書こう。

結びの文

相手への感謝や心遣いが伝わるような文を一文入れよう。

日本語メールの「よろしくお願いいたします。」

にあたるものだよ。

 

特に取引先であれば、今後も気持ちよくお付き合いができるように、

一言添えておこう!

 

例)

Thank you for your continued support.

(継続的なご支援に感謝します)

I look forward to meeting you next Tuesday.

(次の火曜にお会いできるのを楽しみにしています)

Please feel free to contact me if you need any further information.

(他に情報が必要であれば、お気軽にご連絡ください)

結び

メールの最後はきまり文句があるよ!

 

例)下に行くほどフォーマル

Regards,

Best regards,

Sincerely,

こんなのを使おう!

バリエーションは30通りくらいあるけど(笑)、

ビジネスメールはこの3つを覚えておけば大丈夫!

 

末尾に「,」を忘れずつけて、

改行+自分の名前

を入れたら終わり!!

 

署名も忘れずにね!!

慣れればカンタン!英語ビジネスメール

要件を伝えるのが最優先事項だから、

ささっと書けて、

ささっと読めるメールが一番いいメールだよ!

 

数字が間違っていないか

日付が間違っていないか

もれなく情報が書いてあるか

など、正確さには注意をしようね!

 

「型」を覚えて、サクサク書けるようになっちゃおう!

 

 

 

 

英語ができなくてもおっけぃ!

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