2024年1月【副業・個人事業主】電子帳簿保存法を解説！確定申告の準備は大丈夫？
貯金や投資のために、少しでも収入を増やしたい！
将来は起業したい！ノマドワーカーになりたい！
会社員をしつつ、副業をしている人も増えているよね。
副業をして初めて、確定申告をした！って人もいるかも。
この確定申告にも関係がある「電子帳簿保存法」って知ってる？
2022年1月に改正される予定だったんだけど、「準備が大変すぎる！」ってことで2年の猶予期間ができたよ。
2024年1月から適用されるから、今から準備しておこう。
「電子帳簿保存法」について解説していくよ！
「電子帳簿保存法」って何？3つの区分がキモ！
電子帳簿保存法とその改正って？【2024年1月から】
そもそも「電子帳簿保存法」って何？
仕事では、契約などいろんな書類をやりとりしたり、お金の動きを帳簿に記録するよね。
昔は紙でやり取りしたり記録したりしてたけど、今はメールやクラウドでのやり取りが主流。
実物が存在しない「電子データ」が一般的だよね。
この電子データを使うためのルールを決めたものが、「電子帳簿保存法」だよ。
この法律の改正が予定されていたのが2022年1月。
通販など、「電子取引」に関するデータについて、決まりが新たに作られたよ。
適用は2年延期になったけど、大企業から個人事業主まで、みんなが対象！
この記事で、法律の中身と、改正の内容をしっかり勉強しよう！
電子帳簿保存法の大事な「3つの区分」
まず、基本の電子帳簿保存法について。
ビジネスの電子データは、取引が正しく行われたかなどを証明するために、大事な情報！
だから、ちゃんと保管をしておかないといけないよね。
この保管の仕方を3つに分けて、決めているよ。
| 保存区分 | 概要 |
| ①電子帳簿等保存 | 電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存 |
| ②スキャナ保存 | 紙で受領・作成した書類を画像データで保存 |
| ③電子取引 | 電子的に授受した取引情報をデータで保存 |
違いが分かるような、分からないような？ややこしいよね（笑）
①電子帳簿等保存の一番分かりやすいものは、会計システム！
マネーフォワードやFreeeで、帳簿をつけている人もいるよね？
データを入力するだけで、集計してくれたり、BS/PLを作ってくれる。
この帳簿は、変にプリントアウトしたりしないで、データのまま保存しておけばいいよ！ってこと。
②スキャナ保存は、一番分かりやすい！
紙でもらった請求書などは、バインダーに閉じるんじゃなくて、スキャナで読み取ってPDFとかで保存してね！ってことだよ。
③電子取引は、ちょっと分かりづらいけど、②のデータ版。
今は請求書を紙じゃなくて、メールでもらうこともあるよね？
その場合は、わざわざプリントアウトしないで、データのまま（PDFなど）取っておいてね！ってことだよ。
今回、改正がされる予定なのは、③電子取引に関連する部分。
【電子帳簿保存法】2022年分から強制適用！「電子取引」って？
電子帳簿保存法の区分のうち「電子取引」に関するルールが、2024年1月から変わるよ！
「電子取引」の内容を見ていこう。
通販やメールでもらった請求書・領収書が対象！
「電子取引」って言葉、聞き慣れないよね？
でも職場で、「ペーパーレス」っていうのは聞いたことあるんじゃないかな？
請求書や領収書など、昔は紙でやり取りしていたけど、
メールで送ったり、システムからダウンロードできるようになったりしたよね！
そのことを「電子取引」というよ！
売上や費用など、お金のやり取りの「証拠」になるから、
確定申告や税務処理をする時に重要な書類になる。
だから、ちゃんと保管しておかないといけないし、誰かが書き換えたりしてないことを証明する必要があるよ！
具体的に何が当てはまるのかな？
- メールでもらったPDFの請求書・領収書
- 通販で購入した時の請求書・領収書
- スマホアプリでの決済（スクリーンショットでよい）
- ソフトウェアやサーバー使用料など請求書が出ないもの
今までは、紙にプリントアウトして保管しておけばよかったけど、2024年1月からは、紙保存はNGになるよ！
っていうのが、今回の改正の内容だよ。
【2024年電子帳簿】個人事業主はコレを準備！
「紙保存がNGなのはいいけど、それの何が問題なの？」
って思うよね？
プリントアウトしなくていいんだから、手間がなくなるんじゃない？
実は、よりめんどくさいことになるよ（泣）
個人事業主がやること2つ！「検索」と「改ざんできないこと」
紙保存がダメになる代わりに、電子取引でやっておかないといけなくなったことは？
- いつでも検索できる状態にしておくこと
- 改ざんできない・していないことが分かること
これが必須条件になったよ！
「いつでも検索できる状態」っていうのは、
「2022年11月11日のA社からの請求は？」「これです！」
って、すぐに探せるようにしておくこと。
「改ざんできないこと」っていうのは、
「費用を水増しするために、支払い済の請求書の数字を書き換えてやる！」
とかが、できないようにしておくこと。
この2つ、実はちゃんとやるにはけっこう大変！
具体的な方法を解説するよ。
「いつでも検索できる状態」にするためには？
「いつでも検索できる状態」にするための一つの方法は、「Excel管理」。
| No. | 日付 | 金額 | 取引先 |
| 1 | 2022/1/15 | ¥10,000 | A社 |
| 2 | 2022/2/1 | ¥20,000 | B社 |
| 3 | 2022/3/10 | ¥15,000 | C社 |
| 4 | 2022/4/20 | ¥30,000 | A社 |
こんな感じで表を作っておけば、「検索できる状態」って言えるよ！
ただこれ、面倒だよね！しかもアナログ（笑）
もう少し簡単なのは、請求書などのファイル名を工夫する方法。
「20220115_A社_請求書.pdf」
のように、日付けや取引先が分かるようなファイル名にして、決まったフォルダに保存。
そうすれば、フォルダの検索で見つけることができるよね。
どちらにしても、後から過去の分の書類を整理するのは大変！
今からマイルールを作って、管理するようにしよう。
「改ざんできないこと」ってどうやって証明する？
じゃあ、「改ざんできないこと」を証明するには？
税務調査で「私は改ざんやってません！」って言葉で言っても、証拠にはならない。
方法は3つ！
- タイムスタンプの付与
- 訂正や削除が記録されるシステムを導入
- 事務処理規程をつくる
1.のタイムスタンプは、いつ作られた書類なのかを証明する印を、データ上で付けること。
専用のシステムの利用が必要だよ。
2.は、訂正や削除が記録される、新しいシステムを導入する必要がある。
大企業ならともかく、個人事業主がコストをかけて作るにはちょっとヘビーだよね。
1.や2.は、コストがかかるし、新しい仕組みを入れる手間もある。
だから、3.事務処理規程の導入が一番楽だよ！
これは、自社の規程として、電子取引の取り扱いのルールを導入すること。
国税庁に規定の例があるから、これをホームページなどに記載すればおっけー！
法人用と個人事業主用があるよ。
国税庁）電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
2022確定申告目前！電子帳簿取引を確認しておこう！
2024年1月まで適用が見送りになった、「電子帳簿保存法」の改正。
システムの導入や、過去の書類の整理などが大変、ということで2年の猶予ができたけど、準備は必須！
2022年の確定申告の準備を始めている人もいると思うけど、電子取引の準備も進めよう。
個人事業主なら、
- データで受け取った書類は、日付や取引先が分かるように保存
- 事務処理規程を導入
しておこう。
確定申告ですぐに必要なわけじゃないけど、税務調査が入った時にこの準備ができてないとヤバい！
副業でもフリーランスでも、もれなく適用になるこの改正。
今から備えておけば、こわくないよ！
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