2024年1月【副業・個人事業主】電子帳簿保存法を解説！確定申告の準備は大丈夫？

2022

11/20

Updated

2022.11.21

2022

11/20

Published

2022.11.20

/ 馬場けい

貯金や投資のために、少しでも収入を増やしたい！
将来は起業したい！ノマドワーカーになりたい！

会社員をしつつ、副業をしている人も増えているよね。

副業をして初めて、確定申告をした！って人もいるかも。
この確定申告にも関係がある「電子帳簿保存法」って知ってる？

2022年1月に改正される予定だったんだけど、「準備が大変すぎる！」ってことで2年の猶予期間ができたよ。

2024年1月から適用されるから、今から準備しておこう。
「電子帳簿保存法」について解説していくよ！

「電子帳簿保存法」って何？3つの区分がキモ！

電子帳簿保存法とその改正って？【2024年1月から】

そもそも「電子帳簿保存法」って何？

仕事では、契約などいろんな書類をやりとりしたり、お金の動きを帳簿に記録するよね。
昔は紙でやり取りしたり記録したりしてたけど、今はメールやクラウドでのやり取りが主流。

実物が存在しない「電子データ」が一般的だよね。
この電子データを使うためのルールを決めたものが、「電子帳簿保存法」だよ。

この法律の改正が予定されていたのが2022年1月。
通販など、「電子取引」に関するデータについて、決まりが新たに作られたよ。
適用は2年延期になったけど、大企業から個人事業主まで、みんなが対象！

この記事で、法律の中身と、改正の内容をしっかり勉強しよう！

電子帳簿保存法の大事な「3つの区分」

まず、基本の電子帳簿保存法について。

ビジネスの電子データは、取引が正しく行われたかなどを証明するために、大事な情報！
だから、ちゃんと保管をしておかないといけないよね。

この保管の仕方を3つに分けて、決めているよ。

保存区分	概要
①電子帳簿等保存	電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
②スキャナ保存	紙で受領・作成した書類を画像データで保存
③電子取引	電子的に授受した取引情報をデータで保存

引用）経済産業省どうすればいいの？「電子帳簿保存法」

違いが分かるような、分からないような？ややこしいよね（笑）

①電子帳簿等保存の一番分かりやすいものは、会計システム！
マネーフォワードやFreeeで、帳簿をつけている人もいるよね？
データを入力するだけで、集計してくれたり、BS/PLを作ってくれる。

この帳簿は、変にプリントアウトしたりしないで、データのまま保存しておけばいいよ！ってこと。

②スキャナ保存は、一番分かりやすい！
紙でもらった請求書などは、バインダーに閉じるんじゃなくて、スキャナで読み取ってPDFとかで保存してね！ってことだよ。

③電子取引は、ちょっと分かりづらいけど、②のデータ版。
今は請求書を紙じゃなくて、メールでもらうこともあるよね？

その場合は、わざわざプリントアウトしないで、データのまま（PDFなど）取っておいてね！ってことだよ。

今回、改正がされる予定なのは、③電子取引に関連する部分。

【電子帳簿保存法】2022年分から強制適用！「電子取引」って？

電子帳簿保存法の区分のうち「電子取引」に関するルールが、2024年1月から変わるよ！
「電子取引」の内容を見ていこう。

通販やメールでもらった請求書・領収書が対象！

「電子取引」って言葉、聞き慣れないよね？
でも職場で、「ペーパーレス」っていうのは聞いたことあるんじゃないかな？

請求書や領収書など、昔は紙でやり取りしていたけど、
メールで送ったり、システムからダウンロードできるようになったりしたよね！

そのことを「電子取引」というよ！

売上や費用など、お金のやり取りの「証拠」になるから、
確定申告や税務処理をする時に重要な書類になる。

だから、ちゃんと保管しておかないといけないし、誰かが書き換えたりしてないことを証明する必要があるよ！

具体的に何が当てはまるのかな？

メールでもらったPDFの請求書・領収書
通販で購入した時の請求書・領収書
スマホアプリでの決済（スクリーンショットでよい）
ソフトウェアやサーバー使用料など請求書が出ないもの

今までは、紙にプリントアウトして保管しておけばよかったけど、2024年1月からは、紙保存はNGになるよ！
っていうのが、今回の改正の内容だよ。

【2024年電子帳簿】個人事業主はコレを準備！

「紙保存がNGなのはいいけど、それの何が問題なの？」
って思うよね？

プリントアウトしなくていいんだから、手間がなくなるんじゃない？
実は、よりめんどくさいことになるよ（泣）

個人事業主がやること2つ！「検索」と「改ざんできないこと」

紙保存がダメになる代わりに、電子取引でやっておかないといけなくなったことは？

いつでも検索できる状態にしておくこと
改ざんできない・していないことが分かること

これが必須条件になったよ！

「いつでも検索できる状態」っていうのは、
「2022年11月11日のA社からの請求は？」「これです！」
って、すぐに探せるようにしておくこと。

「改ざんできないこと」っていうのは、
「費用を水増しするために、支払い済の請求書の数字を書き換えてやる！」
とかが、できないようにしておくこと。

この2つ、実はちゃんとやるにはけっこう大変！
具体的な方法を解説するよ。

「いつでも検索できる状態」にするためには？

「いつでも検索できる状態」にするための一つの方法は、「Excel管理」。

No.	日付	金額	取引先
1	2022/1/15	¥10,000	A社
2	2022/2/1	¥20,000	B社
3	2022/3/10	¥15,000	C社
4	2022/4/20	¥30,000	A社

こんな感じで表を作っておけば、「検索できる状態」って言えるよ！
ただこれ、面倒だよね！しかもアナログ（笑）

もう少し簡単なのは、請求書などのファイル名を工夫する方法。

「20220115_A社_請求書.pdf」
のように、日付けや取引先が分かるようなファイル名にして、決まったフォルダに保存。

そうすれば、フォルダの検索で見つけることができるよね。

どちらにしても、後から過去の分の書類を整理するのは大変！
今からマイルールを作って、管理するようにしよう。

「改ざんできないこと」ってどうやって証明する？

じゃあ、「改ざんできないこと」を証明するには？
税務調査で「私は改ざんやってません！」って言葉で言っても、証拠にはならない。

方法は3つ！

タイムスタンプの付与
訂正や削除が記録されるシステムを導入
事務処理規程をつくる

1.のタイムスタンプは、いつ作られた書類なのかを証明する印を、データ上で付けること。
専用のシステムの利用が必要だよ。

2.は、訂正や削除が記録される、新しいシステムを導入する必要がある。
大企業ならともかく、個人事業主がコストをかけて作るにはちょっとヘビーだよね。

1.や2.は、コストがかかるし、新しい仕組みを入れる手間もある。

だから、3.事務処理規程の導入が一番楽だよ！
これは、自社の規程として、電子取引の取り扱いのルールを導入すること。

国税庁に規定の例があるから、これをホームページなどに記載すればおっけー！
法人用と個人事業主用があるよ。

国税庁）電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程